Das Ausgleichsverfahren regelt die Erstattung von Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit (Umlage U1) und Mutterschaft (Umlage U2).
In diese Entgeltfortzahlungsversicherung werden Beiträge eingezahlt, die sich nach den jeweiligen Umlagesätzen der zuständigen Ausgleichskasse sowie den rentenversicherungspflichtigen Arbeitsentgelten der Beschäftigten richten. Man spricht auch von der Umlageversicherung. Die rechtliche Basis für das Ausgleichsverfahren ist das Gesetz über den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen für Entgeltfortzahlung (AAG).
Zuständig für die Umlageversicherung ist grundsätzlich die Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer versichert ist. Wenn keine gesetzliche Versicherung besteht, richtet sich die Zuständigkeit nach der Abführung der übrigen Sozialversicherungsbeiträge.
Für geringfügig Beschäftigte ist die Knappschaft-Bahn-See die zuständige Ausgleichskasse.
Am Umlageverfahren U1 nehmen ausschließlich Betriebe mit bis zu 30 regelmäßig beschäftigten Arbeitnehmern teil. Durch diese Versicherung wird verhindert, dass kleinere und mittlere Betriebe durch Lohnfortzahlungen in wirtschaftliche Not geraten. Im Gegensatz dazu nehmen am Umlageverfahren U2 alle Arbeitgeber teil. Unternehmen können sich sowohl die Aufwendungen für den Mutterschutz (Entgelt während Beschäftigungsverboten) als auch für den Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld voll erstatten lassen. Dazu ist ein Antrag bei der Krankenkasse notwendig, bei der die Mitarbeiterin versichert ist.
Umlage U1:
Die Grundlage für die Berechnung ist das Bruttoarbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung. Einmalzahlungen werden bei der Berechnung der Umlagebeiträge berücksichtigt.
Der Arbeitgeber bekommt seine Aufwendungen im Krankheitsfall (U1) prozentual erstattet. Die Höhe der Erstattung kann variieren und liegt zwischen 40 und 80 Prozent. Sie wird von der Wahl des Arbeitgebers aus den verschieden hohen Erstattungssätzen bestimmt, die in der Satzung der jeweiligen Krankenkasse bzw. Ausgleichskasse festgelegt sind.
Der gewählte Umlagesatz ist immer für ein Kalenderjahr gültig. Eine Wahl kann erstmalig innerhalb von 2 Monaten nach Beginn der Teilnahme am Ausgleichsverfahren getroffen werden. Für die darauffolgenden Kalenderjahre kann er nur bis spätestens zum 31. Januar des betroffenen Kalenderjahres gewählt werden.
Unser Tipp: Nutzen Sie für die Wahl des Umlagesatzes eines dieser Formulare.
Umlage U2:
Die Grundlage für die Beitragsberechnung der U2 ist identisch mit der Berechnung im Umlageverfahren der U1.
Aufwendungen bei Schwangerschaft und Mutterschaft (U2) werden zu 100 Prozent erstattet. Das Unternehmen erhält durch dieses Ausgleichsverfahren alle nach dem Mutterschutzgesetz zu zahlenden Bezüge von der für die Arbeitnehmerin zuständigen Krankenkasse erstattet. Das gilt für die finanziellen Belastungen aus dem Mutterschutz, der in der Regel sechs Wochen vor der Geburt beginnt und acht Wochen nach der Geburt endet, ebenso, wie für weitergezahlte Arbeitsentgelte inklusive der Arbeitgeberanteile zum Gesamtsozialversicherungsbeitrag.
Die Umlagesätze der IKK classic finden Sie bei den aktuellen Rechengrößen für Arbeitgeber.
Alle Umlagen sind zusammen mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag zu entrichten. Einzugsstelle ist die jeweilige Krankenkasse, Fälligkeitsdatum ist der drittletzte Banktag des laufenden Monats.
Im Jahr 2011 wurde ein elektronisches Meldeverfahren eingeführt. Seitdem werden Erstattungsanträge nach dem AAG durch Datenübertragung aus einem systemgeprüften Programm (Entgeltabrechnungsprogramm) oder mittels einer maschinell erstellten Ausfüllhilfe wie zum Beispiel sv.net an die jeweils zuständige Stelle übermittelt.
Eine Rückmeldung der Krankenkasse bei geänderten Erstattungsanträgen erfolgt seit dem 01.01.2016 in digitaler Form. Zusätzlich erfolgt ab 01.01.2017 eine Rückmeldung in digitaler Form, wenn dem Antrag vollumfänglich entsprochen wird.
Mit der europaweit gültigen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wurde die Verarbeitung personenbezogener Daten reglementiert. Hierdurch sind u.a. Rückschlüsse auf den einzelnen Arbeitnehmer im Verwendungszweck des Erstattungsantrags nach dem AAG nicht mehr zulässig.
Wichtig ab 1. Januar 2020:
Anträge nach dem AAG müssen somit einen datenschutzkonformen Verwendungszweck haben und personenbezogene Daten des Arbeitnehmers, wie z. B. Name, Versicherungs- oder Personalnummer dürfen im Feld Verwendungszweck nicht mehr übermittelt werden.
Die Verfahrensbeschreibung zum Antragsverfahren nach dem Aufwendungsausgleichgesetz wurde daher zum 01.01.2020 nochmals angepasst.
