Die eAU ist eine elektronische Krankschreibung, die von Vertragsarztpraxen und Krankenhäusern digital an die IKK classic übermittelt wird.
Die elektronische Übermittelung der Arbeitsunfähigkeitsdaten an die Krankenkassen ist für alle Vertragsärztinnen und -ärzte sowie Krankenhäuser (nach einem Krankenhausaufenthalt) verpflichtend.
Seit dem 1. Oktober 2021 werden eAUs von Arztpraxen und Krankenhäuser digital an die Krankenkassen übermittelt.
Bis Ende des Jahres 2022 mussten Arztpraxen neben der Übermittlung der eAU an die Krankenkasse weiterhin eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (zur Vorlage beim Arbeitgeber) in Papierform ausstellen.
Wichtig für Arbeitgeber:
Ab dem 1. Januar 2023 werden Arbeitgeber verpflichtend in das elektronische Verfahren mit eingebunden.
Seit dem 1. Januar 2024 ist auch für arbeitslose Versicherte die Nachweispflicht gegenüber der Bundesagentur für Arbeit entfallen. Seither sind die Agenturen für Arbeit gesetzlich berechtigt, die eAU elektronisch bei den Krankenkassen abzurufen.
Die abruffähigen Fehlzeiten wurden ab dem 1. Januar 2025 erweitert um Zeiten der stationären Vorsorge- bzw.Rehabilitationsmaßnahmen, die von Krankenkassen sowie von Renten- und Unfallversicherungsträgern durchgeführt werden.
Wie das eAU-Verfahren genau funktioniert, haben wir in einem Video erklärt.
Ihre Arztpraxis übermittelt Ihre Krankschreibung elektronisch an die IKK classic. Sie müssen also nichts mehr bei uns einreichen. Ihr Arbeitgeber fragt Ihre Arbeitsunfähigkeitsdaten digital bei uns ab und bekommt diese im Anschluss elektronisch übermittelt. Davon unberührt bleibt Ihr Recht, sich auf Wunsch weiterhin ein Attest (Ausfertigung für Arbeitgeber) ausstellen zu lassen. Einen Papierausdruck für Ihre eigenen Unterlagen erhalten Sie weiterhin.
Sofern der Vertragsärztin bzw. dem Vertragsarzt zum Zeitpunkt der Ausstellung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bekannt ist, dass die digitale Erstellung oder Datenübermittlung an uns aktuell nicht möglich ist, erhalten Sie einen Ausdruck und müssen diese dann bei uns einreichen.
Ausnahme: Werden Sie im Ausland oder in einer privatärztlichen Praxis krankgeschrieben, müssen Sie Ihre Krankmeldung wie bisher innerhalb einer Woche bei uns eingereicht haben.
Ist der Arztpraxis bei Feststellung der Arbeitsunfähigkeit bekannt, dass eine technische Störung vorliegt, die nicht innerhalb von 24 Stunden gelöst wird, ist die Arztpraxis verpflichtet eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform auszustellen.
In diesem Fall müssen Sie – wie bisher auch – die Krankmeldung bei uns einreichen.
Seit dem 1. Januar 2023 müssen Sie sich nicht mehr um die Weitergabe der Krankmeldung in Papierform an den Arbeitgeber kümmern. Sie melden sich dann nur noch unverzüglich – wie bisher auch – bei Ihrem Arbeitgeber krank. So erfährt die Firma von Ihrer Arbeitsunfähigkeit und ruft anschließend Ihre Arbeitsunfähigkeitsdaten bei uns auf digitalem Weg ab.
Die eAU beinhaltet in der Regel die gleichen Daten, wie die bisherige Krankmeldung in Papierform:
Die Diagnose und Arztpraxis werden Ihrer Arbeitsstelle vorenthalten.
Ihre persönlichen Daten bleiben bei alldem geschützt. Denn Ihre Krankschreibung wird nicht per E-Mail oder WhatsApp an Ihre Krankenkasse weitergeleitet. Ihre Ärztin oder Ihr Arzt nutzt ein für solche sensiblen Informationen eigens entwickeltes Netz – die Telematikinfrastruktur. Dort haben nur Personen oder Institutionen des Gesundheitswesens Zugang und alle Nachrichten sind besonders verschlüsselt.
Die strengen und sensiblen Vorschriften der europäischen Datenschutzverordnung (DGSVO) werden eingehalten.
Da bei Ihnen zuhause keine Verbindung zur Telematikinfrastruktur (TI) besteht, erhalten Sie Ihre digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung üblicherweise im Nachgang von Ihrer Arztpraxis.
Dennoch können Ärztinnen und Ärzte im Vorfeld der Diagnose unausgefüllte Krankschreibungen mit der Praxissoftware erstellen, die nach der Visite vor Ort ausgefüllt und unterschrieben werden können. Die Exemplare für die eigenen Unterlagen und die Arbeitsstelle erhält die Patientin oder der Patient direkt. Zurück in der Praxis wird die Krankschreibung auf die Praxissoftware übertragen und über die verbundene Telematikinfrastruktur (TI) an die Krankenkasse weitergeleitet.
Nein. Die Krankmeldung wegen Erkrankung des Kindes ist nicht Bestandteil des eAU-Verfahrens.
Ja, laut § 109 SGB IV haben Krankenkassen nach Eingang der AU-Daten diese für Arbeitgeber zum Abruf bereitzustellen und Arbeitgeber haben die AU-Daten bei der Krankenkasse elektronisch abzurufen.
Dennoch können Arbeitgeber selbst bestimmen, ob Sie die AU-Daten anfordern.
Falls die Daten benötigt werden, dann ausschließlich über eine elektronische Anforderung.
Nein. Wann und ob eine Abfrage der AU-Daten erfolgt, bestimmt der Arbeitgeber. Auch eine rückwirkende Abfrage von AU-Daten ist möglich.
Die Arbeitgeber fordern die AU-Daten bei uns durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen an.
Arbeitgeber, die kein systemgeprüftes Programm einsetzen, können die Meldungen an uns auch mittels elektronisch gestützter systemgeprüfter Ausfüllhilfen an die Datenannahmestellen übermitteln (z. B. SV-Meldeportal). Arbeitgeber, die systemgeprüfte Programme einsetzen, können für einzelne Meldungen auch elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfen nutzen.
Die Meldungen sind durch Datenübertragung zu übermitteln. Das Verfahren zur Datenübertragung muss den jeweils geltenden technischen Standards entsprechen. Für die Übermittlung der Daten sind die Gemeinsamen Grundsätze für die Kommunikationsdaten gemäß § 28b Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 SGB IV sowie die Gemeinsamen Grundsätze Technik gemäß § 95 SGB IV in der jeweils geltenden Fassung zu beachten.
Es werden AU-Daten im elektronischen Verfahren unter Angabe der
Versicherungsnummer des arbeitsunfähigen Beschäftigten und dem Datum des Beginns der
Arbeitsunfähigkeit durch den dafür berechtigten Arbeitgeber abgefragt.
Die Krankenkasse sendet dem Arbeitgeber nach elektronischer Anfrage folgende Daten:
Der Abruf der AU-Daten darf erst dann erfolgen, wenn der Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeit und deren Attestierung bei seinem Arbeitgeber gemeldet hat.
Pauschale Anfragen sind unzulässig.
Idealerweise fordert der Arbeitgeber die AU-Daten bei der Krankenkasse erst einen Kalendertag nach ärztlicher Feststellung oder nach dem bisherigen Ende der (ihm bekannten) Arbeitsunfähigkeit an. Dadurch werden ablehnende Mitteilung, z. B. Rückmeldegrund „4 – eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor“ und manuelle Nacharbeiten vermieden.
Die Anzahl möglicher Anfragen ist grundsätzlich nicht begrenzt. Sie können jedoch denselben AU-Zeitraum nur einmal innerhalb von 14 Tagen anfragen. Nach Ihrer Anfrage erhalten Sie die AU-Daten.
Liegen der IKK classic (noch) keine Daten vor, erhalten Sie eine Zwischenmitteilung.
Bei einem nachträglichen Eingang innerhalb von 14 Tagen werden Ihnen die AU-Daten automatisch übermittelt. Sollten Sie 14 Tage nach Ihrer Anfrage keine Daten erhalten haben,
liegt uns keine passende Arbeitsunfähigkeit vor.
Benötigen Sie weiterhin die Daten, fordern Sie bitte erneut den AU-Zeitraum bei uns an.
Bei jeder Rückmeldung durch die Krankenkasse können dem Arbeitgeber folgende Werte
übermittelt werden:
Die Krankenkassen benötigen für den elektronischen Versand der AU-Daten aus Datenschutzgründen eine „Empfängeradresse“ in Form einer Absendernummer. Daher ist eine Anfrage des Arbeitgebers erforderlich, um zu wissen, wer der Adressat für die elektronische Rückmeldung ist.
Zuständig ist die Krankenkasse bei dem die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der Arbeitsunfähigkeit gesetzlich krankenversichert ist.
Eine Krankenkasse ist nur dann nicht zuständig, wenn der Krankenkasse die Person nicht bekannt ist, für den angefragten AU-Zeitraum keine Mitgliedschaft oder Versicherung besteht und bereits über den vollzogenen Krankenkassenwechsel oder einer Beendigung wegen einer privaten Versicherung bzw. wegen Verzug ins Ausland vorliegt.
Liegt keine Zuständigkeit der Krankenkasse vor, erhält der Arbeitgeber eine Mitteilung mit dem Rückmeldegrund „1 – unzuständige Krankenkasse“.
Grundsätzlich das Gleiche, wie bei einer ausgestellten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung durch eine Vertragsarztpraxis. Der Arbeitgeber fordert sich proaktiv die AU-Daten nach Mitteilung durch den Arbeitnehmer über den Krankenhaus- bzw. stationären Rehabilitations aufenthalt bei der Krankenkasse an.
Die Abfragen der AU-Daten durch die Arbeitgeber bei den Krankenkassen dürfen nur durch eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen abgegeben werden.
Beauftragt der Arbeitgeber einen Dritten (Dienstleister, Steuerberater etc.) mit dem Abruf, darf dieser die Daten verarbeiten.
Eine Berechtigung zum Abruf der AU-Daten durch den Arbeitgeber liegt dann vor, wenn:
Ja. Allerdings besteht dafür keine rechtliche Notwendigkeit.
Möchten Sie Informationen zum weiteren AU-Zeitraum haben, können Sie eine elektronische Anfrage zum Ende der Entgeltersatzleistung über den Datenaustausch Entgeltersatzleistungen an die IKK classic senden.
Ja. Nach einer proaktiven Anforderung erhalten Arbeitgeber auch AU-Daten für Minijobber.
Die abruffähigen Fehlzeiten wurden ab dem 1. Januar 2025 erweitert um Zeiten der stationären Vorsorge- bzw. Rehabilitationsmaßnahmen, die von Krankenkassen sowie von Renten- und Unfallversicherungsträgern durchgeführt werden.
Das eAU-Verfahren gilt für alle gesetzlich versicherten Arbeitnehmer und nicht für privat versicherte Arbeitnehmer. Diese sind von der eAU ausgenommen und erhalten ihre Arbeitsunfähigkeit weiterhin in Papierform und müssen diese selbst an ihren Arbeitgeber und die private Krankenversicherung bzw. Beihilfestelle senden.
Hier handelt es sich nicht um eine Arbeitsunfähigkeit, sondern um ein Verbot der weiteren Ausübung der Tätigkeit nach dem Mutterschutzgesetz. Daher ist Schwangerschaft / Mutterschaft nicht Teil des eAU-Verfahrens.
Wird eine schwangere Arbeitnehmerin aufgrund Schwangerschaftsbeschwerden arbeitsunfähig krank, zählt dies zum eAU-Verfahren.