Elektronische AU-Bescheinigung: Das sollten Betriebe wissen

Ja, laut § 109 SGB IV müssen Krankenkassen nach Eingang der AU-Daten diese für Arbeitgeber zum Abruf bereitstellen und Arbeitgeber müssen die AU-Daten bei der Krankenkasse elektronisch abrufen.

Die Arbeitgeber fordern die AU-Daten bei den Krankenkassen durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen an.

Arbeitgeber, die kein systemgeprüftes Programm einsetzen, können die Meldungen an die Krankenkasse auch mittels elektronisch gestützter systemgeprüfter Ausfüllhilfen an die Datenannahmestellen übermitteln (z.B. SV-Meldeportal).

Arbeitgeber, die systemgeprüfte Programme einsetzen, können für einzelne Meldungen auch elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfen nutzen.

Die Meldungen sind durch Datenübertragung zu übermitteln. Das Verfahren zur Datenübertragung muss den jeweils geltenden technischen Standards entsprechen. Für die Übermittlung der Daten sind die Gemeinsamen Grundsätze für die Kommunikationsdaten gemäß § 28b Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 SGB IV sowie die Gemeinsamen Grundsätze Technik gemäß § 95 SGB IV in der jeweils geltenden Fassung zu beachten.

Es werden AU-Daten im elektronischen Verfahren unter Angabe der Versicherungsnummer des arbeitsunfähigen Beschäftigten und dem Datum des Beginns der Arbeitsunfähigkeit durch den dafür berechtigten Arbeitgeber abgefragt.

Die Krankenkasse sendet dem Arbeitgeber nach elektronischer Anfrage folgende Daten:

• Name des Beschäftigten
• Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
• Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit
• Information, ob es sich um eine Erst- oder Folgebescheinigung handelt
• Information, ob ein (Arbeits-)Unfall oder die Folge einer Berufskrankheit vorliegen könnte

Der Abruf der AU-Daten darf erst dann erfolgen, wenn der Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeit und deren Attestierung bei seinem Arbeitgeber gemeldet hat.  Pauschale Anfragen sind unzulässig.

Idealerweise fordert der Arbeitgeber die AU-Daten bei der Krankenkasse erst einen Kalendertag nach ärztlicher Feststellung oder nach dem bisherigen Ende der (ihm bekannten) Arbeitsunfähigkeit an. Dadurch werden ablehnende Mitteilung, z. B. Rückmeldegrund „4 – eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor“ und manuelle Nacharbeiten vermieden.

Die Anzahl möglicher Anfragen ist grundsätzlich nicht begrenzt. Sie können jedoch denselben AU-Zeitraum nur einmal innerhalb von 14 Tagen anfragen. Nach Ihrer Anfrage erhalten Sie die AU-Daten. Liegen der IKK classic (noch) keine Daten vor, erhalten Sie eine Zwischenmitteilung.

Bei einem nachträglichen Eingang innerhalb von 14 Tagen werden Ihnen die AU-Daten automatisch übermittelt. Sollten Sie 14 Tage nach Ihrer Anfrage keine Daten erhalten haben, liegt uns keine passende Arbeitsunfähigkeit vor. Benötigen Sie weiterhin die Daten, fordern Sie bitte erneut den AU-Zeitraum bei uns an.

Bei jeder Rückmeldung durch die Krankenkasse können dem Arbeitgeber folgende Werte übermittelt werden (entsprechend der Feldbezeichnungen im Übermittlungsprogramm):

• AU_ab_AG
• AU_seit
• Voraussichtlich_AU_bis
• Festgestellt_am
• Kennzeichen_aktuelle_Arbeitsunfaehigkeit
• Arbeitsunfall
• D_Arzt_zugewiesen (Durchgangsarzt)
• Sonstiger_Unfall_Unfallfolgen
• Aufnahmetag (bei KHB)
• Voraussichtliche_Dauer_der_KH_Behandlung (bei KHB/stationäre Vorsorge, bzw. Rehabilitation)
• Erstbescheinigung / Folgebescheinigung

Die Krankenkassen benötigen für den elektronischen Versand der AU-Daten aus Datenschutzgründen eine „Empfängeradresse“ in Form einer Absendernummer. Daher ist eine Anfrage des Arbeitgebers erforderlich, um zu wissen, wer der Adressat für die elektronische Rückmeldung ist.

Zuständig ist die Krankenkasse bei dem der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin zum Zeitpunkt der Arbeitsunfähigkeit gesetzlich krankenversichert ist.

Eine Krankenkasse ist nur dann nicht zuständig, wenn der Krankenkasse die Person nicht bekannt ist, für den angefragten AU-Zeitraum keine Mitgliedschaft oder Versicherung besteht und bereits über den vollzogenen Krankenkassenwechsel oder einer Beendigung wegen einer privaten Versicherung bzw. wegen Verzug ins Ausland vorliegt.

Liegt keine Zuständigkeit der Krankenkasse vor, erhält der Arbeitgeber eine Mitteilung mit dem Rückmeldegrund „1 – unzuständige Krankenkasse".

Grundsätzlich das Gleiche, wie bei einer ausgestellten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung durch eine Vertragsarztpraxis. Der Arbeitgeber fordert sich proaktiv die AU-Daten nach Mitteilung durch den Arbeitnehmer über den Krankenhaus-, bzw. stationären Rehabilitationsaufenthalt bei der Krankenkasse an.

Die Abfragen der AU-Daten durch die Arbeitgeber bei den Krankenkassen dürfen nur durch eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen abgegeben werden.

Beauftragt der Arbeitgeber einen Dritten (Dienstleister, Steuerberater etc.) mit dem Abruf, darf dieser die Daten verarbeiten.

Eine Berechtigung zum Abruf der AU-Daten durch den Arbeitgeber liegt dann vor, wenn:

• der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der Arbeitsunfähigkeit bei dem Arbeitgeber beschäftigt ist,
• der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die abzurufende Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer nach § 5 Abs. 1 Satz 1 EntgFG mitgeteilt hat und
• der Arbeitnehmer bei der abzurufenden Krankenkasse gesetzlich krankenversichert ist.

Ja. Allerdings besteht dafür keine rechtliche Notwendigkeit.

Möchten Sie Informationen zum weiteren AU-Zeitraum haben, können Sie eine elektronische Anfrage zum Ende der Entgeltersatzleistung über den Datenaustausch Entgeltersatzleistungen an die IKK classic senden.

Ja. Nach einer proaktiven Anforderung erhalten Arbeitgeber auch AU-Daten für Minijobber.

Ausnahme: Für Minijobber, die in einem Privathaushalt arbeiten, gilt das eAU-Verfahren nicht. Sie müssen ihrem Arbeitgeber weiterhin die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform vorlegen.

Hinweis: Damit Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ihrer gesetzlich versicherten Minijob-Beschäftigten abrufen können, müssen sie auch deren Krankenkasse kennen und sollten diese im Lohnabrechnungsprogramm erfassen.

Die anruffähigen Fehlzeiten wurden ab dem 1. Januar 2025 erweitert um Zeiten der stationären Vorsorge- bzw. Rehabilitationsmaßnahmen, die von Krankenkassen sowie von Renten- und Unfallversicherungsträgern durchgeführt werden.

Hier handelt es sich nicht um eine Arbeitsunfähigkeit, sondern um ein Verbot der weiteren Ausübung der Tätigkeit nach dem Mutterschutzgesetz. Daher ist Schwangerschaft / Mutterschaft nicht Teil des eAU-Verfahrens.

Wird eine schwangere Arbeitnehmerin aufgrund Schwangerschaftsbeschwerden arbeitsunfähig krank, zählt dies zum eAU-Verfahren.

Das eAU-Verfahren gilt nur für gesetzlich versicherte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer.

Privat versicherte Arbeitnehmer sind von der eAU ausgenommen und erhalten ihre Arbeitsunfähigkeit weiterhin in Papierform und müssen diese selbst an ihren Arbeitgeber und die private Krankenversicherung bzw. Beihilfestelle senden.