Zeit ist heute mehr denn je ein kostbares Gut. Doch obwohl wir immer älter werden, haben wir oft das Gefühl, unsere Zeit nicht effizient zu nutzen. Was heißt überhaupt Effizienz? Und wie nutzt man seine Zeit am effizientesten? Wir haben mit einer Expertin gesprochen.
Wir alle haben uns schon einmal gewünscht, dass der Tag mehr als 24 Stunden hätte. Entweder, weil wir uns erschlagen fühlen von allerlei Aufgaben auf der Arbeit, oder wir unsere Freizeit mit Terminen verplanen. Das Ergebnis: Stress. Erfahren Sie, mit welchen einfachen Methoden Sie Ihre Effizienz steigern können – beruflich wie privat.
5 Tipps für ein besseres Zeitmanagement
Die Zwei-Minuten-Regel
Diese effektive Methode geht auf den amerikanischen Selbstmanagement-Experten David Allen zurück und ist so genial wie einfach: Alles, was man in zwei Minuten oder weniger abarbeiten kann, wird sofort erledigt. Auch wenn die eigentliche Aufgabe vielleicht nicht die höchste Priorität hat, sollte man sie doch direkt angehen und abhaken.
Gerade im Umgang mit E-Mails und aufgeschobenen Telefonaten wirkt die Zwei-Minuten-Regel fast schon magisch. Somit haben Sie den Kopf frei und können sich einem größeren Thema widmen.
Das Pareto-Prinzip
Ein weiteres hilfreiches Tool ist das Pareto-Prinzip, das auf seinen Entdecker Vilfredo Pareto zurückgeht. Dieser untersuchte Anfang des 20. Jahrhunderts die Verteilung des Bodenbesitzes in Italien und machte die Entdeckung, dass 20 Prozent der italienischen Staatsbürger 80 Prozent des Staatsvermögens besaßen, weshalb dieses Prinzip auch 80/20-Regel genannt wird.
Daraus lässt sich ableiten, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht werden können. Die verbleibenden 20 Prozent der Ergebnisse benötigen mit 80 Prozent die meiste Arbeit. Entsprechend ist das Pareto-Prinzip eine Zeitmanagement-Methode, um die Priorität auf die wichtigen Teile eines Projektes zu planen.
Legen Sie Pausen ein
Regelmäßig Pausen einzulegen, kann Ihre Produktivität deutlich steigern! Denn oft ist es effektiver, 15 Minuten zur Ruhe zu kommen oder mit einem Kollegen Smalltalk zu führen. So können Sie sich schneller regenerieren und mit frischem Kopf weiterarbeiten.
Setzen Sie Prioritäten
Um Aktivitäten in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen und entscheiden zu können, welche Aktivitäten vor anderen erledigt werden sollten oder für die Umsetzung Ihrer Interessen wichtiger als andere sind, müssen Sie diese Aktivitäten priorisieren, das heißt: eine Reihenfolge festlegen, in der sie erledigt werden müssen.
Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, ist die Eisenhower-Methode (siehe Infobox).
Notieren Sie sich Blitzgedanken
Jeder von uns kennt es: Bei der Ausübung einer Tätigkeit haben wir plötzlich einen tollen, kreativen Einfall, der die Lösung eines anderen Problems darstellen könnte. Diese Blitzgedanken sollten Sie sich stets notieren, beispielsweise als Notiz in Ihrem Smartphone, um eventuell später darauf zurück zu kommen. So haben Sie den Kopf frei für Ihre aktuelle Tätigkeit.
Dringlichkeit und Wichtigkeit
Die Eisenhower-Methode ist nach US-Präsident Dwight. D. Eisenhower benannt, der sie selbst anwendete. Bei der Methode wird davon ausgegangen, dass sich Aufgaben in ihrer Wichtigkeit und ihrer Dringlichkeit unterscheiden. So lassen sich Aufgaben in A, B, C und D-Kategorien einteilen.
Tipp: Menschen tendieren dazu, sich zu oft mit C-Aufgaben zu beschäftigen, denn das schnelle Erledigen dieser gibt ihnen ein gutes Gefühl. Doch ihre Bedeutung ist nicht dieselbe wie die der A- und B-Aufgaben, weshalb diese zu priorisieren sind. B-Aufgaben drängen zwar nicht zeitlich, sind aber dennoch außerordentlich wichtig. Sie können daher schnell dringlich werden, falls ihnen lange keine Beachtung geschenkt wird.
Um Stress vorzubeugen, hilft es, ein gutes und auf die eigene Persönlichkeit abgestimmtes Zeitmanagement zu nutzen.Dr. Eva Brandt
