Mehr Digitaldokumente im Arbeitsleben ab 2025

Wesentliche Bedingungen eines Arbeitsvertrages können ab 1. Januar 2025 in Textform festgehalten und per E-Mail übermittelt werden. Voraussetzung nach dem angepassten Nachweisgesetz ist, dass beide Vertragspartner jederzeit ungehinderten Zugriff auf das Dokument haben. Nach wie vor haben Arbeitnehmer aber die Möglichkeit, auf der Schriftform zu bestehen.

Wichtig: Ausgenommen von dieser Neuregelung sind grundsätzlich alle Unternehmen, die der Mitführungs- und Vorlagepflicht von Ausweispapieren nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz unterliegen.

Die gelockerten Formvorschriften gelten nicht für die Befristung von Arbeitsverträgen: Diese unterliegt auch weiterhin der Schriftform.

Bislang hatten Arbeitnehmer einen Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis. Durch die Neuregelung im Rahmen des BEG IV zum 1. Januar 2025 besteht unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeit, Arbeitszeugnisse in elektronischer Form zu erteilen – allerdings nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Arbeitnehmers.

Bisher waren Arbeitgeber dazu verpflichtet, bestimmte Texte wie beispielsweise das Arbeitszeitgesetz im Betrieb zur Einsichtnahme auszulegen oder auszuhängen. Diese Regelung wird ab dem 1. Januar 2025 ergänzt um die Möglichkeit, die entsprechenden Gesetze über die im Betrieb üblichen Informationswege zur Verfügung zu stellen, z. B. im Intranet. Voraussetzung ist, dass alle Beschäftigten einen ungehinderten Zugang zum digitalen Informationspool haben.

Ab dem 1. Januar 2025 können Pflege- oder Familienpflegezeiten dem Arbeitgeber digital in Textform angezeigt werden.

Auch bei der Elternzeit wird das Schriftformerfordernis teilweise durch die Textform ersetzt. So können Beschäftigte, deren Kinder ab dem 1. Mai 2025 geboren werden, ihre Elternzeit in Textform beim Arbeitgeber anmelden.

Der vollständige Wortlaut des BEG IV ist im Bundesgesetzblatt nachzulesen unter:
https://www.recht.bund.de/eli/bund/bgbl-1/2024/323