Praktikanten einstellen – Das müssen Sie beachten

Im Handwerk ein mögliches Szenario: Eine junge Frau oder ein junger Mann bewerben sich bei Ihnen um einen Praktikumsplatz, um erste Berufserfahrungen sammeln. Sie oder er ist hochmotiviert und richtig sympathisch. Ein Glückstreffer – vielleicht ist das Ihre neue Fachkraft von morgen! 

Wer Praktikantinnen und Praktikanten einstellen möchte, muss grundsätzlich keine besonderen Anforderungen erfüllen. Studierende oder Schülerinnen und Schüler sollen dabei in eine Branche hineinschnuppern und etwas lernen können. Dabei ist erst einmal alles interessant, was zum Arbeitsalltag gehört – von Ihren Produkten bis hin zu typischen Abläufen in Ihrem Unternehmen. 

Wenn Sie Bewerberinnen und Bewerbern einen Praktikumsplatz anbieten möchten, sollten Sie sich überlegen, was diese lernen können. Handelt es sich um ein Schulprojekt, kann die Schule Auskunft über mögliche Inhalte geben. Wenn das Praktikum von Ihren Bewerbenden selbst organisiert wird, können Sie mit ihnen absprechen, welche Aufgaben interessant wären.

Erstellen Sie beispielsweise einen inhaltlichen Praktikumsplan und führen Sie Feedback-Gespräche mit Ihren Praktikantinnen und Praktikanten. Gibt es eine Kontaktperson im Betrieb, an die sich Praktikantinnen und Praktikanten bei Fragen wenden können und die Aufgaben anleitet? 

Wichtig ist: Praktikantinnen und Praktikanten dürfen nicht wie reguläre Arbeitnehmende eingesetzt werden –andernfalls kann es teuer werden. Ein Scheinpraktikum kann Nachzahlungen in Höhe der berufsüblichen Gehälter nach sich ziehen. Auch deshalb ist es ratsam, vor Beginn des Praktikums eine klare Regelung von Inhalten für alle Beteiligten aufzustellen.

Legen Sie also klare Ziele fest. Was soll im Unternehmen (kennen)gelernt werden? Stimmen Sie die Inhalte ggf. mit Ausbildungseinrichtungen und der Praktikantin oder dem Praktikanten selbst ab und klären Sie, welche Vorkenntnisse bereits bestehen. 

Ihre Schülerpraktikantinnen und -praktikanten werden wahrscheinlich keine Bezahlung erhalten, darum ist der Fall aus sozialversicherungsrechtlicher Perspektive einfach. Im arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Sinne gelten sie als „Hospitanten“: Ihre erste berufliche Orientierung ist für Hospitantinnen und Hospitanten zwar eine Investition in die Zukunft, sie selbst werden noch keinen wirtschaftlichen Wert erbringen können. Gängig sind jedoch kleine Aufwandsentschädigungen, wie etwa für den Bus oder das Mittagessen.

Grundsätzlich gilt: Prüfen Sie den Anspruch Ihrer Praktikantinnen und Praktikanten auf Mindestlohn. Spätestens ab einer Dauer von drei Monaten muss ein freiwilliges Praktikum – etwa bei Studierenden – bezahlt werden, denn dann fällt es unter das Mindestlohngesetz und muss mit 9,82 Euro pro Stunde vergütet werden (ab 1. Juli 2022: 10,45 Euro).

Es wird jedoch zwischen verschiedenen Arten von Praktika unterschieden: Pflichtpraktika können arbeitsrechtlich gesehen sogar über längere Dauer unbezahlt bleiben – je nachdem, was die Studien- oder Ausbildungsordnung vorsieht.

Darüber hinaus sind Sie frei zu entscheiden, ob, und wenn ja, in welcher Höhe Sie zahlen möchten. Denn je nach Standort und Branche ist es üblich, studentische Praktikantinnen und Praktikanten zu vergüten. Gut zu wissen: Gehälter für Pflichtpraktika während des Studiums sind von Sozialversicherungsabgaben befreit. 

Wichtig zur Beurteilung Ihrer Versicherungspflichten ist nicht nur, wie viel Sie Ihrer Praktikantin oder Ihrem Praktikanten bezahlen, sondern vor allem: Kommt sie oder er freiwillig, etwa in den Schulferien, zu Ihnen oder wurde das Praktikum über Schule oder Uni organisiert?

Diese Unterscheidung ist wichtig, wenn es um die Versicherungsfreiheiten Ihrer Praktikantinnen und Praktikanten geht. Ein Praktikum, das im Rahmen eines Lehrplans in Schule oder Studium vorgesehen ist, unterliegt anderen arbeits- und versicherungsrechtlichen Bedingungen als ein freiwilliges Praktikum.  

Freiwilliges Praktikum: Hier ist die Regelung ganz einfach. Wenn Schüler freiwillig, beispielsweise in den Ferien, ein Praktikum bei Ihnen absolvieren möchten, müssen Sie sie nur unfallversichern und dazu bei Ihrer Berufsgenossenschaft anmelden.

Schulpraktikum: Wenn das Praktikum von der Schule initiiert wird, entfällt für Sie sogar die Unfallversicherung, denn diese wird dann von der Schule abgedeckt.

Studierende: Auch im Handwerk gibt es immer wieder studentische Praktikantinnen und Praktikanten. Hier wird unterschieden, ob das Praktikum vor, während oder nach dem laufenden Studium absolviert wird. „Beispielsweise müssen angehende Architekturstudentinnen und -studenten vor ihrem Studium ein Pflichtpraktikum in Bau-Unternehmen machen. Das ist dann ein Spezialfall, zu dem wir gerne persönlich beraten“, erzählt Stefan Jung, Experte aus dem Arbeitgeberservice der IKK classic. Für weitere Infos lesen Sie auch die Infografik unten.

Die alte Tradition des Probearbeitens im Handwerk wirft sozialversicherungsrechtliche Fragen auf: „In unseren Seminaren wird uns immer wieder die Frage gestellt, wie wir mit 'Probearbeitstagen' umgehen“, berichtet Stefan Jung. Die Antwort sei da ganz klar:

Wenn Mitarbeitende mit einer abgeschlossenen Berufsausbildung eingestellt werden und ein Gehalt beziehen, dann sind sie sozialversicherungspflichtig. „Probearbeit ist also ein ganz normales Arbeitsverhältnis“, so Jung. „Wenn jemand bereits einen Abschluss hat, dann kann sie oder er nicht als Praktikantin oder Praktikant eingestellt werden. Denn ein Praktikum soll auf einen Beruf vorbereiten.“

Studierende müssen sich ihre Ausbildung in der Regel selbst finanzieren. Darum räumt ihnen das Sozialversicherungsrecht besondere Privilegien auf dem Arbeitsmarkt ein: Sie sind von Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung befreit, wenn sie während ihrer Studientätigkeit ihren Lebensunterhalt verdienen – beispielsweise durch bezahlte Praktika. Damit das Privileg nicht ausgenutzt wird, unterliegt es strengen Auflagen, zu denen Sie sich vorab informieren sollten. 

Schülerpraktikantinnen und -praktikanten stehen unter besonderem Schutz: Bis 14 Jahre dürfen sie nur maximal 7 Stunden am Tag und 35 Stunden in der Woche arbeiten. Auch müssen Sie ihnen an solchen Arbeitstagen Pausen von mindestens 60 Minuten einräumen. Einen Urlaubsanspruch haben sie nicht, denn sie stehen noch nicht in einem Ausbildungsverhältnis.

Junge Praktikantinnen und Praktikanten dürfen normalerweise nur zwischen 6 und 20 Uhr beschäftigt werden, doch es gibt Ausnahmen für bestimmte Branchen. Praktikantinnen und Praktikanten im Bäckerhandwerk dürfen beispielsweise kennenlernen, wie die Brötchen vor 6 Uhr in die Ladentheke kommen. Für Schülerinnen und Schüler ab 15 Jahren gibt es erweiterte Bestimmungen.